朋友是一家大公司的會(huì)務(wù)秘書，經(jīng)常要組織大型會(huì)議，提到開會(huì)，她抱怨頗多，會(huì)務(wù)準(zhǔn)備繁瑣、會(huì)議過程中麻煩多多、會(huì)議后的會(huì)議紀(jì)要讓人頭疼，她說：你能想象一次打印一萬張會(huì)議材料是什么體驗(yàn)嗎?你能想象會(huì)議中大家七嘴八舌而你要記住每個(gè)人的發(fā)言，一刻也不敢放松，是什么體驗(yàn)嗎?我說，我能理解。作為一個(gè)對(duì)中國式會(huì)議有一定研究的人，我認(rèn)為，會(huì)議體驗(yàn)不佳的原因有如下幾點(diǎn)。

  首先，從會(huì)議組織者的角度來看：一是會(huì)議前期準(zhǔn)備復(fù)雜，會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議場(chǎng)所安排、會(huì)議議程、會(huì)議設(shè)備等等，更頭痛的是會(huì)議資料的打印和銷毀，如果是大型會(huì)議，討論事項(xiàng)多，那堆積如山的會(huì)議資料光打印就很耗時(shí)，會(huì)議結(jié)束后銷毀這些資料則更麻煩;二是會(huì)議過程中麻煩事多，比如會(huì)議發(fā)言如何控制?會(huì)議表決如何快速形成結(jié)果?會(huì)議氛圍如何維持?三是會(huì)議后的會(huì)議紀(jì)要讓人頭疼，很多人都發(fā)表了意見和建議，如何將他們的內(nèi)容快速匯總，形成公開項(xiàng)、執(zhí)行項(xiàng)，很考驗(yàn)會(huì)議組織者的功底和會(huì)議投入程度。

  其次，從會(huì)議參與者的角度來看：一是會(huì)議參與度不佳。尤其是大型會(huì)議，因?yàn)榉垂饣蚓嚯x太遠(yuǎn)，坐在后排的人根本看不清會(huì)議大屏上的內(nèi)容;二是會(huì)議材料繁多，不便于閱讀。面對(duì)一大疊會(huì)議材料擺在面前，閱讀體驗(yàn)十分不好;三是會(huì)議效率低，冗長讓人疲倦。

  上面的諸多原因，普遍存在。怎么才能改善你的會(huì)議體驗(yàn)?zāi)?無紙化會(huì)議系統(tǒng)從科技的角度給你一個(gè)解決方案。

  無紙化會(huì)議，就是會(huì)議全過程的電子化，它把會(huì)議從傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)議，轉(zhuǎn)化成以平板電腦、智能手機(jī)為載體的數(shù)字化、移動(dòng)化的多媒體會(huì)議，利用智能手機(jī)、平板電腦的便攜性，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議的移動(dòng)化和便捷化。經(jīng)過南方電網(wǎng)、中信集團(tuán)、中國港灣集團(tuán)、成都錦江區(qū)政府等眾多大型客戶的使用證明，無紙化會(huì)議系統(tǒng)能大幅提升會(huì)議組織者和參與者的體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)輕松卓越的會(huì)議價(jià)值。

  一、無紙化會(huì)議，能大幅改善會(huì)議組織者的體驗(yàn)。

  使用無紙化會(huì)議系統(tǒng)，在會(huì)議前，會(huì)議組織者可以在后臺(tái)編輯會(huì)務(wù)安排信息，一鍵發(fā)布給與會(huì)者;可以把電子會(huì)議資料上傳到系統(tǒng)，免去打印和銷毀的麻煩;會(huì)議中，可以通過會(huì)議主講功能，有序安排與會(huì)人發(fā)言;通過會(huì)議同屏功能，讓其它與會(huì)者認(rèn)真傾聽別人的發(fā)言;通過電子投票功能，可以快速實(shí)現(xiàn)表決，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)票數(shù)，形成結(jié)論。會(huì)議后，會(huì)議紀(jì)要一鍵導(dǎo)出，會(huì)議狀態(tài)隨時(shí)停用，十分省心。

  二、無紙化會(huì)議，能大幅改善與會(huì)者的體驗(yàn)。

  會(huì)議過程中，人手一臺(tái)平板會(huì)議設(shè)備，不用看大屏，也能隨時(shí)了解會(huì)議的內(nèi)容和進(jìn)度;系統(tǒng)自帶的電子閱讀功能，大綱視圖、縮略圖、智能定位閱讀進(jìn)度等，讓每個(gè)與會(huì)者閱讀起來非常方便，還可以隨時(shí)添加批注、書簽、評(píng)論、截圖，這些信息可隨文檔導(dǎo)出，既為沒有發(fā)言機(jī)會(huì)的與會(huì)者提供了表達(dá)觀點(diǎn)和意見的渠道，也為會(huì)后會(huì)議紀(jì)要整理或者分析提供支持，使得整個(gè)會(huì)議更加高效。